คู่มือการใช้งาน

ตั้งแต่สมัครสมาชิกจนได้โรงแรมแรกของคุณ

1. 1

   สร้างบัญชี

   สมัครด้วยอีเมลและรหัสผ่าน หรือเข้าสู่ระบบด้วย Google ก็ได้ ถ้าใช้ Google ครั้งแรก ระบบจะบังคับให้ตั้งรหัสผ่านด้วย เพราะเป็นทางเดียวที่จะเข้าสู่ระบบด้วยอีเมลได้ในอนาคต จึงไม่ใช่ทางเลือก

   you@example.com

   ••••••••

   Create account
2. 2

   ตั้งรหัสผ่านที่รัดกุม

   อย่างน้อย 8 ตัวอักษร มีตัวพิมพ์ใหญ่ 1 ตัว และอักขระพิเศษ 1 ตัว มีแถบวัดความรัดกุมและรายการเช็คแสดงว่าขาดอะไรขณะพิมพ์ รหัสผ่านที่เดาง่ายเกินไป (เช่น "password123") จะถูกปฏิเสธทันที

3. 3

   กรอกข้อมูลของคุณ

   ชื่อ นามสกุล และวันเดือนปีเกิด ทำครั้งเดียวก่อนเริ่มใช้งานส่วนอื่น ถ้าคุณสมัครไว้ก่อนที่ระบบจะบังคับตั้งรหัสผ่าน และยังไม่เคยตั้ง ระบบจะถามเฉพาะส่วนนั้นในครั้งถัดไปที่เข้าใช้งาน

   First name

   Last name

   Date of birth
4. 4

   สร้างหรือเข้าร่วมโรงแรม

   สร้างโรงแรมใหม่แล้วคุณจะเป็นเจ้าของ หรือกรอกโค้ดเชิญจากหัวหน้างานเพื่อเข้าร่วมโรงแรมที่มีอยู่แล้วตามตำแหน่งที่ได้รับ (ผู้ดูแลระบบ พนักงานต้อนรับ หรือแม่บ้าน) ดูหัวข้อ "บทบาทและสิ่งที่แต่ละบทบาททำได้" ด้านล่างว่าแต่ละตำแหน่งทำอะไรได้บ้าง

   Create a hotel

   Join with a code
5. 5

   ตั้งค่าโปรไฟล์ของคุณ

   จากหน้าโปรไฟล์ เพิ่มรูปภาพได้ (แสดงข้างชื่อคุณบนแถบด้านบน) และเลือกได้ว่าจะรับการแจ้งเตือนอะไรบ้าง คำสั่งซื้อ ข้อความ และการแจ้งเตือนฉุกเฉิน SOS มีแค่เจ้าของโรงแรมเท่านั้นที่ปิดแจ้งเตือน SOS ได้ คนอื่นจะได้รับเสมอ

โมเดลสิทธิ์การใช้งาน อธิบายง่ายๆ

เจ้าของ

ทำได้ทุกอย่างเหมือนผู้ดูแลระบบ บวกกับเปลี่ยนชื่อโรงแรมได้ และเป็นตำแหน่งเดียวที่ไม่สามารถถูกลบหรือลดตำแหน่งได้ มีได้เพียงคนเดียวต่อโรงแรม คือคนที่สร้างโรงแรมนั้น

ผู้ดูแลระบบ

จัดการห้องพัก เมนู พนักงาน (เชิญ/ลบ สร้างโค้ดเชิญ) และดูแดชบอร์ดกับข้อมูลการเงินได้ เปลี่ยนชื่อโรงแรมไม่ได้

พนักงานต้อนรับ

ใช้บอร์ดได้ทั้งหมด บวกกับเช็คอิน-เช็คเอาท์ผู้เข้าพัก รับชำระเงิน และเรียกเก็บค่าบริการเสริม ไม่มีสิทธิ์เข้าแดชบอร์ด การเงิน หรือจัดการห้อง/พนักงาน

แม่บ้าน

เห็นบอร์ดของทั้งโรงแรมและเปลี่ยนสถานะห้องได้ทุกห้อง ไม่เห็นชื่อผู้เข้าพัก เลขบัตรประชาชน การชำระเงิน หรือหน้าการเงิน/แดชบอร์ด

หน้าจอเดียวที่ทุกคนใช้ร่วมกัน

1. 1

   ดูสถานะทุกห้อง

   แยกสีชัดเจน อัปเดตทันทีเมื่อใครในทีมเปลี่ยนสถานะ ไม่ต้องรีเฟรชหน้า มีแถบสรุปด้านบนนับจำนวนห้องแต่ละสถานะแบบเรียลไทม์ ดูหัวข้อ "ความหมายของสถานะห้องแต่ละแบบ" ด้านล่างเพื่อดูภาพรวมทั้งหมด

   101

   Clean

   102

   Dirty

   103

   Occupied

   104

   Cleaning
2. 2

   ตั้งสถานะของคุณ

   แตะชื่อของคุณบนแถบด้านบนเพื่อตั้งสถานะเป็นพร้อมทำงาน พักเที่ยง ไปข้างนอก ลา หรือไม่อยู่ แยกจากบทบาท เพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าใครติดต่อได้ตอนนี้บ้าง แสดงเป็นป้ายข้างชื่อในรายชื่อพนักงานด้วย

3. 3

   เปลี่ยนสถานะห้อง

   แตะปุ่มสถานะถัดไปที่อนุญาต แอปจะแสดงเฉพาะการเปลี่ยนสถานะที่ถูกต้องตามสถานะปัจจุบันของห้องเท่านั้น แม่บ้านจึงไม่พลาดข้ามขั้นตอนโดยไม่ตั้งใจ (เช่น ทำเครื่องหมายห้องที่ยังไม่สะอาดว่า "มีผู้เข้าพัก" โดยตรง)

4. 4

   เช็คอินผู้เข้าพัก

   เมื่อห้องว่างและสะอาด ใช้ปุ่ม "เช็คอินผู้เข้าพัก" แทนปุ่มเปลี่ยนสถานะปกติ กรอกชื่อ เลขบัตรประชาชนและรูปถ่าย (ไม่บังคับ เก็บไว้แบบส่วนตัว เห็นได้เฉพาะพนักงานต้อนรับขึ้นไป) กำหนดเช็คเอาท์ และค่าเช่า ห้องจะเปลี่ยนเป็น "มีผู้เข้าพัก" ทันทีที่บันทึก

   Guest name

   Rent

   Paid now

   Check in
5. 5

   เพิ่มค่าใช้จ่ายระหว่างเข้าพัก

   รูมเซอร์วิส ซักรีด หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เรียกเก็บกับห้อง เพิ่มได้ทุกเมื่อจากหน้าต่างเช็คเอาท์ของห้องนั้น ระบบแยกเก็บจากค่าเช่าและรวมเข้ายอดรวมให้อัตโนมัติ

6. 6

   เช็คเอาท์ผู้เข้าพัก

   ตรวจสอบยอดรวมที่ต้องชำระ (ค่าเช่าบวกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม) ยืนยันยอดที่ชำระจริง (ครบ บางส่วน หรือยังไม่จ่าย) ห้องจะเปลี่ยนเป็น "รอทำความสะอาด" ให้อัตโนมัติ ถ้าการจองนี้ไม่ควรเกิดขึ้นตั้งแต่แรก (จองซ้ำ เลือกห้องผิด) ใช้ "ยกเลิกการจองแทน" จากหน้าต่างเดียวกันได้ ต้องระบุเหตุผลทุกครั้งเพื่อให้มีบันทึกไว้เสมอ

7. 7

   คำสั่งซื้อและข้อความใหม่จากผู้เข้าพักแสดงอัตโนมัติ

   พนักงานต้อนรับขึ้นไปจะเห็นแถบแจ้งเตือนเหนือบอร์ดทันทีที่ผู้เข้าพักสั่งอาหารหรือส่งข้อความจากหน้าคิวอาร์โค้ดของห้อง กดรับงานเพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณกำลังจัดการอยู่ หรือยกเลิกรับงานได้ถ้าทำไม่ไหว ใครรับงานไปแล้วจะแสดงชื่อให้คนอื่นเห็น ปุ่ม SOS ของผู้เข้าพักจะแจ้งเตือนทุกคนทันทีไม่ว่าจะตั้งค่าแจ้งเตือนไว้อย่างไร (ยกเว้นเจ้าของที่ปิดแจ้งเตือน SOS ไว้) แสดงด้วยกรอบสีแดงและป้ายรูปไซเรน

ภาพรวมทั้งหมด หมายความว่าอย่างไร และเปลี่ยนต่อไปเป็นอะไรได้

สะอาด & ว่าง

พร้อมขาย แม่บ้านทำความสะอาดเสร็จแล้ว และยังไม่มีผู้เข้าพัก เป็นสถานะเดียวที่ปุ่ม "เช็คอินผู้เข้าพัก" จะปรากฏ

เปลี่ยนไปได้: มีผู้เข้าพัก รอทำความสะอาด ปิดปรับปรุง

รอทำความสะอาด

ห้องว่างแต่ยังไม่พร้อมขาย มักเกิดขึ้นทันทีหลังผู้เข้าพักเช็คเอาท์ แม่บ้านควรเข้าไปทำความสะอาดต่อจากสถานะนี้

เปลี่ยนไปได้: กำลังทำความสะอาด ปิดปรับปรุง

กำลังทำความสะอาด

แม่บ้านกำลังทำความสะอาดห้องอยู่ในขณะนี้ "เวลาทำความสะอาดเฉลี่ย" ในแดชบอร์ดวัดจากช่วงเวลาที่ห้องเข้าสถานะนี้จนกระทั่งออกไปเป็นสถานะสะอาด

เปลี่ยนไปได้: สะอาด & ว่าง รอทำความสะอาด ปิดปรับปรุง

มีผู้เข้าพัก

มีผู้เข้าพักเช็คอินอยู่ ระบบตั้งค่าให้อัตโนมัติเมื่อใช้ "เช็คอินผู้เข้าพัก" โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องตั้งสถานะนี้ด้วยตนเอง

เปลี่ยนไปได้: รอทำความสะอาด ปิดปรับปรุง

ปิดปรับปรุง

ไม่สามารถขายได้ด้วยเหตุผลใดก็ตาม ซ่อมบำรุง แอร์เสีย ฯลฯ ตั้งได้จากทุกสถานะ ทางออกมีทางเดียวคือกลับไปที่ "รอทำความสะอาด" ดังนั้นห้องจะผ่านการทำความสะอาดเสมอก่อนเปิดขายอีกครั้ง

เปลี่ยนไปได้: รอทำความสะอาด

เฉพาะเจ้าของ/ผู้ดูแลระบบ จากหน้าจัดการโรงแรม

1. 1

   เพิ่ม เปลี่ยนชื่อ หรือลบห้อง

   พิมพ์หมายเลขห้องแล้วกดเพิ่ม กดไอคอนดินสอเพื่อเปลี่ยนชื่อ หรือกด X เพื่อลบ ประวัติการจองและสถานะของห้องจะยังถูกเก็บไว้แม้ลบห้องนั้นแล้ว

   101

   102

   103
2. 2

   ตั้งสิ่งอำนวยความสะดวก

   ใส่คั่นด้วยจุลภาคใต้แต่ละห้อง แอร์ เตียงเสริม สูบบุหรี่ได้ วิวทะเล หรืออะไรก็ตามที่มี รายการนี้จะแสดงบนหน้าคิวอาร์โค้ดของผู้เข้าพักโดยตรง

3. 3

   พิมพ์คิวอาร์โค้ดสำหรับผู้เข้าพัก

   กดไอคอนคิวอาร์ข้างห้องเพื่อดูตัวอย่างและพิมพ์โค้ดของห้องนั้นโดยเฉพาะ แต่ละห้องมีโค้ดและลิงก์เฉพาะของตัวเอง ถ้าพิมพ์ผิดห้องผู้เข้าพักจะเห็นข้อมูลของห้องอื่นแทน

4. 4

   สร้างคิวอาร์โค้ดใหม่ให้ห้อง

   ถ้าโค้ดที่พิมพ์ไว้หายไป ชำรุด หรือสงสัยว่าถูกคัดลอกไป สร้างโค้ดใหม่ได้จากหน้าต่างเดียวกัน โค้ดเก่าจะใช้ไม่ได้ทันที ต้องพิมพ์และติดโค้ดใหม่แทน

5. 5

   สร้างเมนูอาหารและบริการ

   เพิ่มรายการพร้อมชื่อ ราคา หมวดหมู่ (เช่น "มื้อเช้า", "เมนูปาร์ตี้") และช่วงเวลาขาย (ไม่บังคับ เช่น 06:00–10:30) นอกช่วงเวลานั้น รายการจะยังแสดงในหน้าผู้เข้าพักแต่เป็นสีจางและสั่งไม่ได้ ไม่ได้ซ่อนไป แค่สั่งไม่ได้ชั่วคราว เว้นทั้งสองช่องว่างไว้ถ้าขายได้ตลอดเวลา ตั้งตัวเลือกให้รายการได้ (เช่น "ระดับความเผ็ด": ไม่เผ็ด เผ็ดน้อย เผ็ดมาก) ผู้เข้าพักจะเลือกก่อนสั่ง เป็นตัวเลือกเสริมต่อรายการ ไม่บังคับ

6. 6

   ซ่อนรายการโดยไม่ต้องลบ

   สลับเป็น "ซ่อนอยู่" ประวัติการสั่งซื้อยังคงอยู่ครบ และนำกลับมาใช้ได้ทุกเมื่อ ต่างจากการลบทิ้งถาวร

เชิญ ลบ และทำงานข้ามหลายโรงแรม

1. 1

   สร้างโค้ดเชิญ

   มีโค้ดที่ใช้งานได้ 1 โค้ดต่อ 1 ตำแหน่ง (ผู้ดูแลระบบ พนักงานต้อนรับ แม่บ้าน) ในแต่ละครั้ง จากหน้าจัดการโรงแรม แชร์ให้คนที่ต้องการเชิญ เขากรอกโค้ดในแท็บ "เข้าร่วมด้วยโค้ด" ตอนสมัครสมาชิก

2. 2

   โค้ดหมดอายุใน 7 วัน

   การสร้างโค้ดใหม่จะทำให้โค้ดเก่าใช้ไม่ได้ทันที สำหรับทุกคน ไม่ใช่แค่คนที่ตั้งใจจะเชิญ ไม่มีวิธียกเลิกคำเชิญของคนใดคนหนึ่งโดยไม่หมุนโค้ดของทั้งตำแหน่งนั้น

3. 3

   ลบสมาชิก

   จากรายชื่อสมาชิกในหน้าจัดการโรงแรม เจ้าของไม่สามารถถูกลบด้วยวิธีนี้ ส่วนคนอื่นลบได้ ปัจจุบันยังไม่มีวิธีเปลี่ยนตำแหน่งของใครโดยตรง ต้องลบออกแล้วให้เข้าร่วมใหม่ด้วยโค้ดของตำแหน่งที่ต้องการแทน

4. 4

   อยู่ในหลายโรงแรมพร้อมกัน

   กดไอคอน + บนหัวเว็บเพื่อสร้างโรงแรมเพิ่มหรือเข้าร่วมด้วยโค้ด เมื่ออยู่มากกว่าหนึ่งโรงแรมจะมีตัวสลับโรงแรมปรากฏข้างๆ ให้สลับไปมาได้โดยไม่ต้องออกจากระบบ ครั้งแรกที่เข้าสู่ระบบหลังจากนั้น ระบบจะให้เลือกก่อนว่าจะเปิดโรงแรมไหน แทนที่จะเข้าโรงแรมใดโรงแรมหนึ่งแบบสุ่ม

สิ่งที่ผู้เข้าพักเห็น และคำสั่งซื้อ/ข้อความไปอยู่ที่ไหน

1. 1

   ไม่ต้องล็อกอิน ไม่ต้องมีแอป แค่ลิงก์เดียว

   คิวอาร์โค้ดของแต่ละห้องเปิดหน้าที่แสดงหมายเลขห้อง ชื่อผู้เข้าพักปัจจุบัน (ถ้ามี) สิ่งอำนวยความสะดวก และเมนู ไม่มีข้อมูลอื่นของโรงแรมถูกเปิดเผย และผู้เข้าพักไม่ต้องล็อกอินเลย เปิด "บังคับใช้รหัส 4 หลักสำหรับหน้าผู้เข้าพัก" ได้จากหน้าจัดการโรงแรม พนักงานตั้งรหัสตอนเช็คอิน ป้องกันไม่ให้คนที่มีลิงก์เก่าใช้งานได้หลังห้องเปลี่ยนผู้เข้าพักใหม่แล้ว

   Room 204

   Riverside Guesthouse

   ACExtra bedSmoking allowed

   Order

   Message
2. 2

   คำสั่งซื้อและข้อความไปที่บอร์ด ไม่ใช่อีเมล

   ไม่มีอีเมลหรือ SMS เกี่ยวข้อง ทุกอย่างที่ผู้เข้าพักส่งจะแสดงแบบเรียลไทม์ในแถบแจ้งเตือนเหนือบอร์ด ให้พนักงานต้อนรับขึ้นไปเห็น ที่เดียวกับที่ทำการเช็คอิน-เช็คเอาท์

เฉพาะเจ้าของ/ผู้ดูแลระบบ จากหน้าแดชบอร์ด

1. 1

   สรุปอัตราการเข้าพักและเวลาทำความสะอาด

   สรุปแบบเรียลไทม์ว่ามีห้องกี่ห้องในแต่ละสถานะตอนนี้ พร้อมเวลาเฉลี่ยที่ห้องอยู่ในสถานะ "กำลังทำความสะอาด" ก่อนเปลี่ยนเป็น "สะอาด & ว่าง" ตัวชี้วัดคร่าวๆ ของความเร็วในการทำงานของแม่บ้าน
2. 2

   ประวัติการเปลี่ยนสถานะ

   การเปลี่ยนสถานะทุกครั้งที่เคยเกิดขึ้น ใครเป็นคนทำ และเมื่อไหร่ กรองตามห้อง พนักงาน และช่วงวันที่ได้ บันทึกนี้เขียนโดยฐานข้อมูลโดยตรงทุกครั้งที่สถานะเปลี่ยน จึงแก้ไขหรือลบจากแอปไม่ได้ แม้แต่เจ้าของก็ทำไม่ได้

3. 3

   ส่งออกเป็น CSV

   ส่งออกประวัติตามตัวกรองปัจจุบัน (สูงสุด 5,000 แถว) เป็นไฟล์สเปรดชีต มีประโยชน์เมื่อข้อมูลเกินกว่าที่แสดงบนหน้าจอ 200 แถว

4. 4

   ประวัติคำสั่งซื้อและข้อความจากผู้เข้าพัก

   คำสั่งซื้อและข้อความทุกรายการที่ผู้เข้าพักเคยส่ง ไม่ว่าสถานะใดก็ตาม พร้อมชื่อคนรับงานและคำตอบจากพนักงาน (ถ้ามี) กรองตามห้องและช่วงวันที่เดียวกับประวัติสถานะด้านบน

5. 5

   บันทึกค่าใช้จ่าย

   ค่าไฟ ค่าน้ำ ค่าดูแลรักษา ค่าส่วนกลาง หรืออื่นๆ ใส่จำนวนเงินและวันที่ แล้วกด "ทำเครื่องหมายว่าจ่ายแล้ว" เมื่อชำระเรียบร้อย รายการที่ยังไม่จ่ายจะไม่ถูกซ่อนหรือแจ้งเตือนพิเศษ เป็นเพียงบันทึกไว้เท่านั้น

6. 6

   รายรับ-รายจ่าย และกิจกรรมพนักงาน

   "รายรับ" คือผลรวมของยอดที่ชำระจริงตอนเช็คเอาท์ (ค่าเช่าบวกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม) แยกตามเดือน ไม่ใช่ราคาห้องเต็ม และไม่รวมยอดที่ยังไม่ชำระ กิจกรรมพนักงานนับจำนวนการเปลี่ยนสถานะ การทำความสะอาดที่เสร็จ และการเช็คอินของแต่ละคนในเดือนปฏิทินปัจจุบัน มาจากประวัติชุดเดียวกับที่แก้ไขไม่ได้ด้านบน